Er is iemand zwanger in je team. Panikeer jij dan meteen over je planning? Niet nodig.
Als je zwangerschapsverlof proactief regelt, komt je bedrijf er zelfs sterker uit.
De uitdaging
Wanneer een werknemer een zwangerschap aankondigt, is dat dubbel voor jou. Natuurlijk deel je in de vreugde, maar tegelijk komt er meteen stress op je af. Want een zwangerschapsvervanging regelen? Dat is niet eenvoudig. Hoe bewaar je de continuïteit in je team én geef je tegelijk je zwangere werknemer de best mogelijke ondersteuning?
1) Schiet op tijd in actie
Wij zien in bedrijven vaak hetzelfde probleem opduiken na de aankondiging van een zwangerschap. Men weet niet goed wat te doen, en schuift het regelen van de vervanging voor zich uit. En wanneer de bevallingsdatum nadert, slaat de paniek toe. Vermijd stress op het laatste moment. Begin meteen aan het selectieproces. Zo kan de collega met een gerust hart naar haar bevalling toeleven.
2) Ga voor het juiste profiel
Voor een zwangerschapsvervanging heb je een specifiek profiel nodig. Het moet iemand zijn met een korte leercurve zodat die snel kan meedraaien op het niveau van de collega die je vervangt. Maar tegelijk moet de persoon ook begrijpen en aanvaarden dat de functie tijdelijk is. Die combinatie is moeilijk te vinden, omdat ervaren werkkrachten meestal in een bedrijf willen blijven en doorgroeien.
3) Schep geen valse verwachtingen
Omwille van bovenstaand dilemma, zijn er bedrijven die een vacature uitschrijven voor een tijdelijk contract ‘met kans op verlenging’. Dat loopt bijna altijd rampzalig af. Je schept zo onzekerheid bij iedereen: bij de nieuwe werknemer, bij het team én bij de persoon die zwanger is. Want die denkt: “Mag ik straks nog wel terugkomen?” Wees eerlijk en transparant over de situatie tegen alle partijen.
4) Vermijd speculatie in het team
Laat intern weten dat je vervanging aan het zoeken bent. Anders gaan collega’s zich afvragen of zij straks het werk erbij moeten nemen. Dat kan onrust zaaien in het team. Het zijn vooral de meest gemotiveerde werkkrachten die vooruit denken en gefrustreerd afhaken als ze vermoeden dat er geen plan is. Speculatie in het team is nefast voor de sfeer, het vertrouwen en de productiviteit.
5) Stel de zwangere persoon gerust
Mensen denken onterecht dat employee satisfaction te maken heeft met teambuildings en pingpongtafels, maar ‘een baas die anticipeert’, ‘het gevoel hebben dat er voor mij gezorgd wordt’ en ‘duidelijke communicatie’ staan veel hoger op het verlanglijstje. Zorg dat werknemers zonder angst een zwangerschap kunnen aankondigen en taken met een gerust hart kunnen achterlaten: dat is wat hen gelukkig maakt.
6) Overweeg een freelancer
Voor zwangerschapsvervangingen zijn freelancers ideaal. Een freelancer is een zelfstandige die werkt op projectbasis en dus niet stiekem hoopt op een vaste aanstelling. Freelancers zijn van nature gedreven en kunnen zich snel inwerken. Plus, de zwangere collega weet: een freelancer is hier om mij te helpen, niet om mijn job af te pakken.
7) Bouw flexibiliteit in
Moeder Natuur trekt zich niet veel aan van jouw planning. Bouw dus wat flexibiliteit in. Met een freelancer kan dat makkelijker dan met pakweg een interimkantoor. Al eens langskomen om kennis te maken? Vroeger starten of langer blijven? Halftijds aanblijven omdat de bevallen collega ouderschapsverlof wil opnemen? Met een freelancer is alles bespreekbaar: jullie bepalen samen de regels.
8) Zie het als een opportuniteit
Niet alleen jonge ouders, maar ook andere werknemers vragen soms verlof, tijdskrediet of een sabbatjaar aan. Voor jou als werkgever kan dit stress en frustratie geven. Maar je kan het ook zien als een kans om je te bewijzen. Freelancers inschakelen is een elegante manier om de continuïteit te bewaren en empathie te tonen voor de levensfase waarin je werknemer zit. Goede opvolging bij afwezigheid leidt tot loyalere werknemers.
9) Bewaak je bedrijfsimago
Je kan er niet meer omheen: onze werkcultuur is aan het veranderen. Werknemers verwachten meer flexibiliteit en vrijheid. Als bedrijf moet je dus werk maken van retentie en employer branding. Als werknemers zeggen ‘Er wordt hier goed voor je gezorgd’, dan trek dat andere getalenteerde werknemers aan. Want mond-tot-mond-reclame werkt nog altijd beter dan welke marketingcampagne ook.
Laat je begeleiden
Wil je werken met freelancers voor een vervanging, maar weet je niet goed hoe? Daarvoor kan je terecht bij Jockey Projects. Wij zoeken het juiste profiel voor je team en blijven het hele traject mee opvolgen. Heb je vragen over de samenwerking of moet er iets bijgestuurd worden? Dan mag je ons altijd bellen. Het geeft gemoedsrust dat er iemand waakt over jouw belangen. Meer weten? Stel me gerust je vraag.
PS: Graag meer tips als deze in je inbox? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief.
Comments