De dagen vliegen voorbij. Voor je het weet, staat de zomervakantie weer voor de deur. Hoe vang jij dat gat in je personeelsbezetting op? Ik vertel in dit artikel wat je nu kan doen om straks te genieten van een zorgeloze zomer.
Help, iedereen is met vakantie
In de zeldzame maanden waarin de zon schijnt in België, nemen de meeste mensen graag allemaal tegelijk hun verlof op. Bovendien sluiten de crèches dan vaak hun deuren, waardoor ouders in de problemen komen met hun kinderopvang. Op het vlak van werkbezetting strooien de zomermaanden bijna overal roet in het eten. En wie wel naar kantoor of atelier komt, verdrinkt in het werk. En dat is niet zonder gevolgen.
Wat onderbezetting doet met je bedrijf
Door onderbezetting ontstaat er chaos op de werkvloer. Wie de telefoon opneemt, staat er meestal alleen voor en geraakt niet verder dan: “Sorry, mijn collega is er niet.”
Klanten zijn ontevreden, want ze worden niet écht geholpen. En wanneer teamleden terugkomen, hebben ze 400 mails in hun inbox. Ze belanden meteen weer in de stress.
Kortom: de sfeer op het werk én de klantentevredenheid gaan erop achteruit.
…en dan is er ook nog de wet van Murphy
En je zal zien dat er uitgerekend dan nog onvoorziene stress bijkomt: dat ene grote project krijgt een ‘go’, maar er is niet genoeg personeel om het uit te voeren. Of er neemt iemand ontslag vlak voor het verlof. De persoon die de permanentie zou verzorgen, valt uit. Of teamleden blijven door ziekte langer weg dan gepland. Op dit soort pech kan je je niet voorbereiden, toch? Of wel?
Het recept voor een zorgeloze zomer
Ik heb al veel mensen weten zeggen: “We trekken onze plan wel”, om vervolgens in complete chaos terecht te komen. En dat is jammer, want het kan ook anders. Wat ik mijn klanten aanraad, is om de zomervakanties te overbruggen met de hulp van freelancers. Die bieden gericht ondersteuning. Dat is een godsgeschenk, zowel voor de collega’s die op verlof gaan als voor de mensen die permanentie doen.
Wat is beter: een freelancer of een jobstudent?
Uiteraard is het verleidelijk om in de zomer beroep te doen op jobstudenten. Maar hoewel zij heel nuttig zijn voor repetitieve uitvoerende taken, zou ik ze nooit permanentie laten doen tijdens de zomer. Daarvoor heb je een professional nodig: iemand met de maturiteit om onverwachte situaties aan te kunnen. Daarom kies je beter een freelancer: dat zijn ‘plantrekkers’ met een korte inlooptijd.
En wat als het rustig is?
Klanten vragen me wel eens: “Ja, maar wat als ik een freelancer inboek en er niet genoeg werk is?” Simpel. Je voorziet een plan B: een taak die al lang is blijven liggen en waarvan iedereen blij zal zijn dat ze afgewerkt is. Denk maar aan het opstellen van een handleiding of een draaiboek voor nieuwe werknemers. Bespreek de opties vooraf: freelancers zijn doorgaans flexibel wat de invulling van hun taken betreft.
Het stappenplan voor jouw zomerpermanentie
Met dit stappenplan maak je een succes van jouw zomerplanning:
1. Begin op tijd
De meeste bedrijven gaan veel te laat op zoek naar ondersteuning. Dan zijn de beste freelancers al bezet. In het ideale geval begin je de zoektocht in de eerste helft van juni en heb je verkennende gesprekken begin juli zodat je met een gerust hart op vakantie vertrekt. Over het algemeen geldt: hoe vroeger je begint, hoe groter de kans dat we een freelancer voor je vinden.
2. Breng je wensen in kaart
Schrijf op wat er zeker moet gebeuren tijdens de vakantie. Spreek ook eens met de collega’s. Wat vinden zij belangrijk? Bedenk hoeveel tijd je nodig hebt: iemand fulltime? Of enkele dagen per week?
3. Voorzie tijd voor de overdracht
Laat de freelancer al starten voor het verlof. Dan kan die vragen stellen aan de collega’s, zodat zij met een gerust hart op vakantie kunnen vertrekken, wetende dat alles in goede handen is.
4. Expect the unexpected
Denk aan de wet van Murphy. Plan liever te ruim dan te krap. Er kunnen altijd mensen uitvallen tijdens het verlof en er kan altijd een onverwachte piek in werk zijn. Zorg dat je voorbereid bent op het worst case scenario.
5. Zet nooit iemand helemaal alleen
Iemand die permanentie biedt, zet je beter niet moederziel alleen. Boek dan ook een freelancer om ondersteuning te bieden, niet om de boel alleen draaiende te houden. Want als iedereen weg is, is er ook niemand om vragen aan te stellen.
Graag wat hulp?
Wil je werk maken van je zomerpermanentie, maar weet je niet waar te beginnen? Dan zet ik je graag op weg. Ik luister naar jouw noden en help je om het takenpakket in kaart te brengen. Vervolgens ga ik in mijn netwerk op zoek naar een gemotiveerde freelancer die past in jouw team. Een tip: wacht niet te lang, want ook freelancers zijn nu hun vakantie aan het plannen!
En dan: genieten van de zomer
Beeld je in: een zomer waarbij het bedrijf op volle kracht blijft doorlopen, zonder chaos en zonder drama. Werknemers die zich ondersteund voelen en de nodige rust krijgen om herop te laden. Geen gefrustreerde klanten of opgebrande teamleden. Het is allemaal mogelijk, als je tijdig aan je zomerplanning begint. Maak er vandaag werk van. Dan kan jij straks zeggen: “De zomer? Laat die maar komen. Ik ben er klaar voor.”
Comments