Les jours passent vite. Avant que vous ne le réalisiez, les vacances d'été seront là. Comment allez-vous combler ce manque de personnel? Dans cet article, je vous explique ce que vous pouvez faire dès maintenant pour profiter d'un été sans soucis.
Au secours, tout le monde est en vacances
Pendant les rares mois ensoleillés en Belgique, la plupart des gens prennent volontiers leurs congés en même temps. De plus, les crèches ferment souvent leurs portes, ce qui pose des problèmes de garde d'enfants pour les parents. En termes de dotation en personnel, les mois d'été compliquent presque partout la situation. Ceux qui se rendent au bureau ou à l'atelier se noient dans le travail. Et cela n'est pas sans conséquences.
Les effets de la sous-effectif sur votre entreprise
La sous-effectif crée le chaos sur le lieu de travail. Celui qui décroche le téléphone se retrouve souvent seul et ne peut dire que: "Désolé, mon collègue n'est pas disponible."
Les clients sont mécontents car ils ne reçoivent pas une véritable assistance. Et lorsque les membres de l'équipe reviennent, ils trouvent 400 courriels dans leur boîte de réception. Ils retombent immédiatement dans le stress.
En résumé: l'ambiance de travail et la satisfaction des clients en pâtissent.
...et puis il y a aussi la loi de Murphy.
Et vous verrez qu'à ce moment précis, le stress imprévu s'ajoute : ce grand projet obtient le feu vert, mais il n'y a pas assez de personnel pour le réaliser. Ou quelqu'un démissionne juste avant les vacances. La personne censée assurer la permanence tombe malade. Ou des membres de l'équipe restent absents plus longtemps que prévu en raison de maladie. Ce genre de malchance, on ne peut pas s'y préparer, n'est-ce pas? Ou peut-être que si?
La recette pour un été sans souci
J'ai souvent entendu des gens dire: "On se débrouillera", pour ensuite se retrouver dans un chaos complet. C'est dommage, car il y a une meilleure solution. Ce que je recommande à mes clients, c'est de combler les vacances d'été en faisant appel à des freelancers. Ils apportent un soutien ciblé, ce qui est bénéfique à la fois pour les collègues en congé et pour ceux assurant la permanence.
Quel est le meilleur choix : un freelance ou un étudiant jobiste?
Bien sûr, il est tentant de faire appel à des étudiants jobistes en été. Mais bien qu'ils soient très utiles pour les tâches exécutives répétitives, je ne les laisserais jamais assurer la permanence pendant l'été. Pour cela, il vous faut un professionnel: quelqu'un avec la maturité nécessaire pour gérer les situations imprévues. C'est pourquoi il vaut mieux opter pour un freelance: ce sont des personnes flexibles avec une courte période d'adaptation.
Et que faire lors des périodes calmes?
Les clients me demandent parfois : "Mais que se passe-t-il si je réserve un freelance et qu'il n'y a pas assez de travail?" C'est simple. Prévoyez un plan B: une tâche qui est restée en attente depuis longtemps et que tout le monde sera heureux de voir terminée. Pensez à rédiger un manuel ou un guide pour les nouveaux employés. Discutez des options à l'avance: les freelancers sont souvent flexibles quant à la nature de leurs missions.
Le plan d'action pour votre permanence estivale
Avec ce plan d'action, vous assurez la réussite de votre planification estivale:
1. Commencez tôt
La plupart des entreprises cherchent trop tardivement du soutien. À ce moment-là, les meilleurs freelances sont déjà occupés. Idéalement, commencez vos recherches dans la première quinzaine de juin et menez des entretiens exploratoires début juillet pour partir en vacances l'esprit tranquille. En général, plus vous commencez tôt, plus vous avez de chances de trouver un freelance adapté.
2. Clarifiez vos besoins
Écrivez ce qui doit absolument être fait pendant les vacances. Discutez également avec vos collègues. Qu'est-ce qui est important pour eux? Évaluez la durée nécessaire: à temps plein? Quelques jours par semaine ?
3. Prévoyez du temps pour la transition
Faites démarrer le freelance avant les vacances. Ainsi, il pourra poser des questions à vos collègues, leur permettant de partir en vacances sereinement en sachant que tout est entre de bonnes mains.
4. Attendez-vous à l'imprévu
Pensez à la loi de Murphy. Mieux vaut planifier large que trop juste. Il peut toujours y avoir des imprévus pendant les vacances et des pics de travail inattendus. Assurez-vous d'être prêt pour le pire scénario.
5. Ne laissez jamais quelqu'un seul
Il est préférable de ne pas laisser une personne assurer la permanence toute seule. Engagez un freelance pour apporter un soutien, pas pour tout gérer seul. Car si tout le monde est parti, il n'y aura personne pour répondre aux questions.
Besoin d'aide?
Souhaitez-vous mettre en place votre permanence estivale mais ne savez pas par où commencer? Je suis là pour vous guider. Je suis à l'écoute de vos besoins et je vous aide à définir le cadre des tâches à accomplir. Ensuite, je recherche dans mon réseau un freelance motivé qui s'intégrera parfaitement dans votre équipe. Un conseil : ne tardez pas, car les freelances planifient également leurs vacances en ce moment!
Et ensuite: profitez de l'été
Imaginez-vous: un été où l'entreprise fonctionne à plein régime, sans chaos ni drame. Les employés se sentent soutenus et bénéficient du repos nécessaire pour se ressourcer. Pas de clients frustrés ni de membres d'équipe épuisés. Tout est possible si vous commencez votre planification estivale à temps. Prenez les devants dès aujourd'hui. Ainsi, vous pourrez dire plus tard : "L'été? Nous sommes prêts !"
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